Abogada de Cumplimiento de I-9 en la Ciudad de Nueva York

Garantizando el Empleo Legal en EE. UU.

El cumplimiento del formulario I-9 es una parte crucial de la ley laboral en los Estados Unidos, que requiere que los empleadores verifiquen la identidad y la autorización de empleo de todas las personas contratadas para trabajar en los EE. UU. Este proceso ayuda a garantizar que todos los empleados sean elegibles legalmente para trabajar en el país y previene prácticas de contratación ilegales. Contacte a nuestra abogada de cumplimiento de empleo I-9 en la Ciudad de Nueva York para obtener más información o asistencia inmediata.

Componentes Clave del Formulario I-9

El Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo, es el documento que los empleadores deben utilizar para verificar la identidad y la autorización de empleo de sus empleados. El formulario consta de tres secciones:

1. Sección 1: Información y Atestación del Empleado
   • Completado por el empleado en su primer día de trabajo.
   • Requiere que el empleado proporcione información personal, como nombre, dirección, fecha de nacimiento y número de Seguro Social.
   • Los empleados también deben atestiguar su estado de ciudadanía o inmigración.
2. Sección 2: Revisión y Verificación del Empleador
   • Completado por el empleador dentro de los tres días hábiles posteriores al primer día de trabajo del empleado.
   • Requiere que el empleador revise los documentos originales presentados por el empleado que establecen la identidad y la autorización de empleo.
   • El empleador debe registrar la información del documento, incluyendo el título del documento, la autoridad emisora, el número de documento y la fecha de vencimiento.
3. Sección 3: Reverificación y Recontrataciones
   • Se utiliza para reverificar la autorización de empleo de los empleados cuya autorización de trabajo ha expirado.
   • También se usa cuando se recontrata a un empleado dentro de los tres años posteriores a la fecha de finalización del Formulario I-9 original.

Documentos Aceptables para el Formulario I-9

Los empleados deben presentar documentos originales que establezcan tanto la identidad como la autorización de empleo. Los documentos se clasifican en tres listas:

• Lista A: Documentos que establecen tanto la identidad como la autorización de empleo (por ejemplo, pasaporte estadounidense, Tarjeta de Residente Permanente).
• Lista B: Documentos que establecen solo la identidad (por ejemplo, licencia de conducir, tarjeta de identificación estatal).
• Lista C: Documentos que establecen solo la autorización de empleo (por ejemplo, tarjeta de Seguro Social, certificado de nacimiento).

Los empleados deben presentar un documento de la Lista A o un documento de la Lista B y uno de la Lista C.

Responsabilidades del Empleador

Los empleadores tienen varias responsabilidades para garantizar el cumplimiento del formulario I-9:

1. Finalización oportuna:
   • Asegúrese de que la Sección 1 sea completada por el empleado en su primer día de trabajo.
   • Complete la Sección 2 dentro de los tres días hábiles posteriores a la fecha de inicio del empleado.
2. Verificación de Documentos:
   • Revise los documentos originales presentados por el empleado y verifique su autenticidad y relevancia.
   • Los empleadores no están obligados a ser expertos en documentos, pero deben aceptar documentos que razonablemente parezcan genuinos.
3. Mantenimiento de Registros:
   • Conserve el Formulario I-9 completado para todos los empleados durante al menos tres años después de la fecha de contratación o un año después de que termine el empleo, lo que ocurra más tarde.
   • Almacene el Formulario I-9 de manera segura, ya sea en papel o electrónicamente.
4. Reverificación:
   • Reverifique la autorización de empleo para los empleados con autorización de trabajo vencida antes de que expire, utilizando la Sección 3.
5. Anti-Discriminación:
   • Asegúrese de que el proceso de verificación del I-9 no discrimine a los empleados por su origen nacional, estatus de ciudadanía o estatus migratorio.
   • Evite solicitar más o diferentes documentos de los requeridos.

Sanciones por Incumplimiento

El incumplimiento de los requisitos del I-9 puede resultar en sanciones significativas, que incluyen:

• Multas Civiles: Los empleadores pueden enfrentar multas civiles que van desde cientos hasta miles de dólares por cada violación.
• Sanciones Penales: Participar en un patrón o práctica de contratar a sabiendas a trabajadores no autorizados puede llevar a sanciones penales, incluyendo prisión.
• Inhabilitación: Los empleadores pueden ser excluidos de participar en contratos federales.
• Daño a la Reputación: El incumplimiento puede dañar la reputación del empleador y afectar su capacidad para atraer y retener talento.

Mejores Prácticas para el Cumplimiento del I-9

Para asegurar el cumplimiento del I-9 y evitar sanciones, los empleadores deben implementar las siguientes mejores prácticas:

1. Capacitación y Concienciación:
   • Proporcione capacitación regular para el personal de recursos humanos y gerentes sobre los requisitos de cumplimiento del I-9 y las leyes anti-discriminación.
   • Manténgase actualizado con los cambios en las leyes y procedimientos de inmigración.
2. Auditorías Internas:
   • Realice auditorías internas regulares de los registros del Formulario I-9 para identificar y corregir cualquier discrepancia o deficiencia.
   • Use listas de verificación para asegurarse de que se sigan todos los pasos requeridos durante el proceso de contratación y verificación.
3. Políticas y Procedimientos Claros:
   • Desarrolle e implemente políticas y procedimientos claros para completar el Formulario I-9 y mantener los registros.
   • Asegúrese de que todos los empleados involucrados en el proceso de contratación estén familiarizados con estas políticas y procedimientos.
4. Consulta Legal:
   • Consulte con abogados de inmigración o expertos en cumplimiento para mantenerse informado sobre los requisitos legales y recibir orientación en casos complejos.
   • Busque asesoría legal al contratar trabajadores extranjeros para garantizar el cumplimiento de todos los requisitos.
5. Documentación y Mantenimiento de Registros:
   • Mantenga registros completos y organizados de todos los documentos de verificación de elegibilidad de empleo.
   • Asegúrese de que los registros se almacenen de manera segura y puedan ser fácilmente accesibles durante auditorías o inspecciones.

El cumplimiento del I-9 es un aspecto crítico de la ley laboral en los Estados Unidos que ayuda a garantizar una fuerza laboral legal y protege a los empleadores de sanciones significativas. Al comprender los requisitos, implementar mejores prácticas y mantenerse informado sobre los cambios en la ley, los empleadores pueden navegar con éxito el proceso de verificación del I-9.

Para recibir orientación personalizada sobre el cumplimiento del I-9, contacte a nuestra abogada de cumplimiento del I-9 en Manhattan, quien se especializa en ayudar a las empresas a mantener el cumplimiento con las regulaciones de inmigración.

Preguntas Frecuentes sobre el Cumplimiento del I-9 en la Ciudad de Nueva York

P: ¿Con qué frecuencia debemos realizar auditorías internas del Formulario I-9?
R: Se recomienda realizar auditorías internas al menos una vez al año o siempre que haya un cambio significativo en el personal o en las regulaciones.

P: ¿Qué debemos hacer si encontramos un error en un Formulario I-9 completado?
R: Si se encuentra un error en un Formulario I-9 completado, corríjalo trazando una línea sobre la información incorrecta, ingresando la información correcta y colocando sus iniciales y la fecha en la corrección.

P: ¿Podemos almacenar el Formulario I-9 electrónicamente?
R: Sí, los empleadores pueden almacenar el Formulario I-9 electrónicamente siempre que el sistema de almacenamiento cumpla con los requisitos de seguridad, precisión y accesibilidad de USCIS.

P: ¿Cuáles son las sanciones por no cumplir con los requisitos del I-9?
R: Las sanciones por incumplimiento pueden incluir multas civiles, sanciones penales, inhabilitación para contratos federales y daño a la reputación del empleador.